diversiteit en gelijke behandeling bij personeelswerving

Hieronder vind je een samenvatting van de brochure “diversiteit en gelijke behandeling bij personeelswerving bevorderen." (NAR april 2020)

Het volledige document 'diversiteit en gelijke behandeling bij personeelswerving' (NAR) kan je hier downloaden.

 

5 belangrijkste fases van het aanwervingsproces:

1. Behoefteanalyse en opstellen van het functieprofiel

2. Opstellen en verspreiden van de werkaanbieding

3. Behandeling van de kandidaturen

4. Aanwervingsgesprek

5. Onthaal en integratie van de nieuwe werknemer

 

Fase 1 – behoefteanalyse en opstellen van het functieprofiel

Om zicht te krijgen op de noden binnen de organisatie, is het aangewezen om eerst intern te bekijken welke competenties reeds aanwezig zijn, en welke competenties de organisatie nodig heeft. Dat kan eenvoudig worden nagegaan aan de hand van instrumenten zoals de competentiematrix.

Om de behoeften te analyseren en de functie te omschrijven, is het noodzakelijk de noden van de onderneming te benoemen:

• de te verrichten activiteiten (taken) oplijsten

• de vaardigheden die nodig zijn voor die activiteiten oplijsten

• de sociale vaardigheden die rechtstreeks verband houden met de in te vullen functie oplijsten

Om de gelijke behandeling en de efficiëntie van de aanwerving te waarborgen, moet de vacante betrekking neutraal worden omschreven (gedragscode bijgevoegd bij cao nr. 38, hoofdstuk III. B.5).
 

De functiebeschrijvingen van je sector kunnen een inspiratiebron zijn. Je kan ze aanpassen aan de realiteit van je onderneming.

Te vermijden:

• De neiging om eigen vooroordelen of vooroordelen die in de onderneming worden geuit te projecteren op een functie (personen die op ons gelijken meer waarderen, functies aan een geslacht verbinden, negatieve waarden projecteren enz.).

• De objectieve en noodzakelijke vereisten van de functie verwarren met de eigen subjectiviteit.

• Bepaalde competenties vergeten met het risico zich te vergissen bij de aanwerving (en daarvan de gevolgen te moeten dragen).

• Overdreven eisen stellen (op het vlak van vaardigheden en diploma’s) met het risico de functie onnodig te overkwalificeren en niet de geschikte kandidaat te vinden of een kandidaat aan te werven die snel gedemotiveerd zal zijn.

Omschrijving van het functieprofiel

De omschrijving van het functieprofiel wordt opgesteld door de hiërarchisch verantwoordelijke. Het kan goed zijn het team daarbij te betrekken.

Voor het opstellen van een functieprofiel is het aan te raden om samen te werken met de leidinggevende en enkele betrokken medewerkers. Bij het opstellen van het functieprofiel staan de nodige competenties, talenten en ervaring om de job in kwestie correct te kunnen uitoefenen, centraal.

De werkgever moet steeds bepalen wat een absolute must is en wat onderhandelbaar is of aangeleerd kan worden op de werkvloer. Er moet steeds bepaald worden welke competenties doorslaggevend zijn voor de functie en ook waarom ze doorslaggevend zijn.

Het functieprofiel helpt de verantwoordelijke om na te denken over:

• het doel van de functie

• het verband met de bestaande functies

• de plaats binnen de organisatie

• de grenzen op het vlak van verantwoordelijkheid

• de arbeidsvoorwaarden

• de ontwikkelingen van de functie

• de vereisten van de functie

Het bevat de volgende elementen:

• hoofdactiviteit en taken verbonden aan de functie

• opleiding

• ervaring

• technische competenties

• gedragsgerichte competenties

 

goede praktijken: 'diversiteit en gelijke behandeling bij personeelswerving' (NAR) p.8

onderwerp	te vermijden	goede praktijken
leeftijd	Vermelding van een gewenste leeftijd(sgroep): “25 jaar”, “35 tot 40 jaar”. Een minimum- of maximumleeftijd: “ten minste 30 jaar” of “maximum 40 jaar”. Een maximaal aantal jaren ervaring: “maximum 15 jaar beroepservaring”. Het gebruik van termen die verwijzen naar leeftijd: “Jong en dynamisch” of “junior en senior”.	Een aantal jaren nuttige ervaring: “minstens / vanaf 5 jaar ervaring” in verband met de functie.
afkomst	Iedere vereiste die verband houdt met de afkomst van de kandidaat: “van Angelsaksische afkomst”, “van Belgische afkomst”, “van Europese afkomst”
taal	Een vereiste in verband met de moedertaal, waardoor mogelijk een aantal kandidaten wordt uitgesloten van wie het Frans of het Nederlands goed genoeg zou kunnen zijn om de functie uit te oefenen: “van oorsprong Franstalig”, “moedertaal: Nederlands”. Eisen in verband met de tweede taal, bijvoorbeeld: “perfecte beheersing van het Frans” als dat niet onontbeerlijk is voor de functie.	Objectiveer en beschrijf welk taalbeheersingsniveau nodig is voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Voor sommige jobs volstaat een basiskennis. Vraag geen schriftelijke taalvaardigheid als die niet nodig is. Maak gebruik van bestaande instrumenten om de talenkennis te objectiveren.
geslacht	Vermelding van een voorkeur qua geslacht; Iedere exclusief vrouwelijke/mannelijke uitdrukking: “vrouw”; “man”; “assistente”; “verpleegster”.	Maak de functie genderneutraal door een vermelding zoals “M/V/X”. Maak namen van beroepen genderneutraal. bv. assistent(e), poetshulp i.p.v. poetsvrouw; managementassistent(e) i.p.v. secretaresse.
handicap, gezondheid en fysieke en genetische eigenschappen	Vermelding van de gezondheidstoestand als dat geen wezenlijke beroepsvereiste is: “valide”; “in goede gezondheid”; “in goede fysieke conditie”; “er aardig uitzien”; “geen uitgesproken type”; “goed uitziende”.	De functie houdt het dragen van zware lasten in. De functie houdt nachtwerk in. Bij de functie hoort langdurig staand werk. Handicap: rekening houden met de redelijke aanpassingen voor de functie.
privéleven	Vermeldingen die verband houden met het privéleven: “getrouwd”; “zonder kinderen”.	Frequente dienstverplaatsingen zijn onlosmakelijk verbonden aan de functie. Er moet vaak op een grote afstand van de woonplaats gewerkt worden. Een grote beschikbaarheid is inherent aan de functie.

 

Fase 2 – opstellen en verspreiden van de werkaanbieding

Aan de hand van de opgestelde functiebeschrijving en het gezochte profiel kan de werkaanbieding worden opgesteld en vervolgens verspreid.

Overeenkomstig cao nr. 38, art. 8:

De werkgever verstrekt aan de sollicitanten voldoende informatie in verband met de arbeidsplaats die hij aanbiedt. De werkaanbieding moet de navolgende gegevens bevatten:

• de aard van de functie

• de eisen om de functie uit te oefenen

• de plaats waar de functie verricht moet worden, behalve indien zulks vooraf niet kan worden vastgesteld of indien het gaat om functies die niet aan een bepaalde plaats van tewerkstelling gebonden zijn

• desgevallend, de bedoeling een wervingsreserve aan te leggen

• de wijze waarop gesolliciteerd kan worden

Opstellen van de werkaanbieding

Het wordt aangeraden de werkaanbieding als volgt te structureren

• inleiding van de werkaanbieding

• reden van de werkaanbieding

• functietitel en functieomschrijving

• profiel van de gezochte medewerker

• aanbod en overzicht van de sollicitatieprocedure

Deze items worden aangevuld met een aantal voor werkgevers interessante tips voor drempelverlaging t.a.v. kansengroepen.

Het taalgebruik in de werkaanbieding is doorslaggevend en sluit gemakkelijk bepaalde doelgroepen uit. Verschillende partners zijn hierin gespecialiseerd en kunnen werkgevers daarin begeleiden (bv. het Huis van het Nederlands in Brussel).

 

Tips:

• Beperk de functiebeschrijving tot de voornaamste minimumvereisten.

• Competenties worden best omschreven als bekwaamheden en niet als persoonlijkheidskenmerken.

• Stel de werkaanbieding op aan de hand van de functiefiche.

• Als de noden heel duidelijk zijn en er zijn op de arbeidsmarkt kandidaten te vinden die exact aan het gezochte profiel beantwoorden, dan is de werkaanbieding best precies, om tijd te winnen bij de selectie.

• Als het een knelpuntberoep is, wordt de werkaanbieding maar beter niet overladen en worden ontradende elementen best geschrapt, om ervoor te zorgen dat er zich kandidaten zich aanbieden.

De werkgever kan vermelden dat hij een aanwervings- en personeelsbeleid voert dat gebaseerd is op diversiteit en gelijke kansen. Dat kan verwoord worden als volgt:

 

• “Jouw talent is belangrijker dan je geslacht,gender(-identiteiten-expressie),afkomst,leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte.”
• “Onze teams staan sterk door de kwaliteiten van elke medewerker.De kracht van onze dienst- verlening is de diversiteit van onze teams.”
• “Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren de kandidaten op basis van hun kwaliteiten ongeacht hun leeftijd, geslacht, herkomst, overtuiging, handicap, nationaliteit enz.”

 

Verspreiding van de werkaanbieding

De verspreiding van de werkaanbieding moet op verschillende manieren gebeuren. Aarzel niet om ‘originele’ kanalen te gebruiken om de werkaanbieding bekend te maken bij specifieke doelgroepen. Werven binnen dezelfde netwerken leidt tot het uniformiseren van de profielen, schaadt de creativiteit en zet een rem op verandering.

Alternatieve wervingskanalen kunnen een meerwaarde zijn voor werkgevers die hun kandidatenpool willen uitbreiden en diversifiëren.

Wervingskanalen en wervings- en selectieprocedures:

Er wordt aan de werkgevers gevraagd om de door hun gebruikte wervingskanalen en wervings- en selectieprocedures door te lichten teneinde na te kijken of deze leiden tot gelijke kansen voor personen uit kansengroepen op de arbeidsmarkt. Er wordt hen gevraagd het gebruik van die kanalen en procedures in voorkomend geval bij te sturen (gedragscode cao nr. 38, III B. 4).

De verspreiding van de werkaanbieding kan gebeuren door een interne of door een externe prospectie:

• Interne prospectie - In ondernemingen gebeuren vaak interne aanwervingen. Dat kan bijvoor- beeld nuttig zijn om prioriteit te geven aan interne herplaatsing, wederindienstneming en het verschaffen van een voltijdse betrekking aan een deeltijdse werknemer die daarom vraagt. (De deeltijdse werknemer moet op zijn verzoek bij voorrang een vacant geworden voltijdse betrekking, waarvoor hij in aanmerking kan komen, verkrijgen, in zoverre hij aan de vereiste kwalificaties voldoet en hij de voorgestelde uurregeling aanvaardt. Cao nr. 35, artikel 4.)

• Externe prospectie - De externe verspreiding van de werkaanbieding kan gebeuren via allerlei kanalen zoals de pers, de website van de onderneming, jobsites, Forem, VDAB, Actiris, werk- winkels, rekruteringsforums, opleidingscentra, portalen van de sectoren, EURES, maar ook bij de jobdiensten van scholen, via het Twitteraccount van de onderneming en de sociale media enz.

   

Out of the box Tal van ondernemingen bieden stages of studentenjobs aan (bijvoorbeeld in het kader van alternerend leren). Door die externe prospectie stellen ondernemingen zich open voor nieuwe invloeden, wat de diversiteit op de werkvloer ten goede komt.

 

Fase 3 – behandeling van de kandidaturen

Duur van de selectieprocedure

De selectieprocedure moet binnen een redelijke termijn verlopen (cao nr. 38, art. 15).

Om een echte gelijke behandeling te waarborgen, zouden de kandidaturen best worden geanalyseerd aan de hand van het schema van het gezochte profiel. (zie kader op pg 12)

Opmerkingen:

• Leg de focus eerder op de vereiste competenties dan op de gewenste diploma’s: kennis verworven via ervaring.

• Vraag alleen specifieke diploma’s als dat echt nodig is. Zo niet, vraag dan naar een algemene kwalificatie op het vereiste diplomaniveau.

• Vermeld de minimale instapvereisten en mogelijke leer- en opleidingstrajecten.

• Blijf aandachtig voor personen uit een risicogroep qua tewerkstelling die misschien niet exact voldoen aan de vereisten in het schema maar wel een interessant profiel of parcours hebben i.v.m. het gezochte profiel.

 

Enkele mogelijke methodes om te komen tot een geobjectiveerde selectie:

• Centraliseer alle kandidaturen (cv’s en motivatiebrieven).

• Omdekandidaturenopdezelfdemaniertebehandelenisermogelijkeenpreciesselectieroos-ter nodig met de voor de functie noodzakelijke competenties (diploma, ervaring enz.).

• Een dergelijk rooster is de meest doeltreffende optie wanneer er veel kandidaten zijn.

• Noteer op de cv’s de sterke punten en de ontbrekende criteria zodat de (niet-)selectie van de kandidaat met het oog op de volgende fase objectief kan worden gemotiveerd.

• Selecteer bij voorkeur de kandidaten die aan de meeste als noodzakelijk beschouwde criteria voldoen of die bij wie er punten te exploreren zijn.

• Doe eventueel een beroep op een externe wervingsconsulent die zorgt voor een neutrale behandeling van de kandidatuur.

 

Fase 4 – aanwervingsgesprek

Het aanwervingsgesprek moet zoveel mogelijk op voorhand worden voorbereid. Hierbij wordt stilgestaan bij twee centrale vragen: welke informatie mag en wil ik als werkgever verkrijgen en is die informatie doorslaggevend voor de functie?

In dat stadium vereist de naleving van het recht op gelijke behandeling dat het sollicitatiegesprek voor alle kandidaten op precies dezelfde manier wordt gevoerd: een gelijke duur van het gesprek, dezelfde bewijzen voor iedereen (diploma, kwalificatie, strafregister als het voor de functie vereist is overeenkomstig de rechtsregels). Het is altijd beter om een gesprek met twee of met drie te voeren. Het team van aanwervers dat de sollicitaties en de selectiegesprekken beoordeelt zou indien mogelijk best ook representatief zijn (voor de functie) en een afspiegeling zijn van de diversiteit in de onderneming. Het is logisch en aanbevolen de juryleden voldoende informatie te geven over diversiteit bij personeels- werving en over de antidiscriminatiewetgeving.

In het volledige document van de NAR vind je van p 15 tot 19 praktische tips om zo een gesprek te voeren.
 

 

Fase 5 - inclusief onthaal en integratie van de werknemer

De eerste werkweken van de werknemer zijn fundamenteel voor zijn integratie in het team en in de onderneming.

De wil om in te zetten op diversiteit bij de aanwerving moet immers doorsijpelen in de onderneming en in de teams. Die moeten gemotiveerd worden om de nieuwe werknemer te helpen zijn plaats te vinden en zijn aanwerving zo alle kansen op succes te geven.

Voor dat integratieproject wendt iedere structuur haar eigen middelen aan. Het komt iedere onder- neming toe om dat proces te organiseren, rekening houdend met haar organisatie en eigenheid (onder meer haar omvang). Dat zijn ook de bewoordingen van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 22 van 26 juni 1975 waarin het onthaal en de aanpassing van de werknemers in de onderneming wordt georganiseerd.

Dat stadium kan de gelegenheid zijn om de belangrijkste vragen over de functie te beantwoorden, de werknemer beter te leren kennen en ervoor te zorgen dat men hem beter leert kennen.

Het is belangrijk om rekening te houden met de eigenheid van werknemers met diverse achtergronden en ervoor te zorgen dat het diversiteitsbeleid wordt voortgezet in alle fases van de arbeidsrelatie.