medewerker crew office

over de organisatie

Voor de organisatie van o.a. Pukkelpop zijn we op zoek naar een extra collega.

Je wordt mede verantwoordelijk voor de algemene werking en administratie van onze Crew Office en de communicatie met verenigingen die meewerken aan onze events.

over de functie

• Je bent mee verantwoordelijk voor de opstart, uitrol en organisatie van de Crew Office tijdens onze events.
• Je beheert de medewerkerswebsite en zorgt dat on site de juiste systemen operationeel zijn voor, tijdens en na onze events.
• Je zorgt voor de administratieve en productionele ondersteuning van verenigingen en medewerkers.
• Samen met het team zorg je voor de juiste match tussen de noden van het festival en kandidaat-verenigingen.
• In aanloop naar onze events stuur je een team aan dat ondersteuning biedt bij o.a. medewerkersbenodigdheden, het aanmaken van accreditaties en bemannen van de Crew Reception.
• Je maakt afspraken met leveranciers (o.a. catering, IT, ...), campingverantwoordelijken, overheidsinstanties (o.a. politie, RvA) etc. en volgt deze nauwgezet op.
• Je bent mee verantwoordelijk voor het overzicht en de opvolging van onkostennota’s en facturen.
• Je werkt samen met alle mogelijke stakeholders, zowel intern als extern.

profiel kandidaat

• Je bent een loyale professional. Je kan diplomatisch en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je werkt gestructureerd, bent stressbestendig en behoudt altijd het overzicht.
• Je haalt veel voldoening uit een nauwkeurige administratie.
• Je hebt sterke IT skills en werkt graag met cijfers.
• Je begrijpt computertaal maar spreekt ook mensentaal: je kan collega’s vlot informeren of bevragen.
• Problemen noem jij uitdagingen; planning en overzicht zijn geen scheldwoorden.
• Je bent flexibel en kan zelfstandig werken.
• Je kan goed samenwerken met mensen; je bent communicatief en sociaalvaardig.
• Je bent een problem solver en kan vlot anticiperen op vragen of opportuniteiten.
• Je interesse voor festivals en cultuur is breed en je bent bereid in drukke periodes andere teams administratief of logistiek te ondersteunen.
• Bij voorkeur heb je reeds enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie in de cultuur- of muziekwereld en ben je vertrouwd met het organiseren van evenementen.
• Een zomerperiode met hoge werkdruk schrikt je niet af. Je hebt geen 9 to 5 mentaliteit en kan je bij voorkeur engageren voor enkele zomers.

aanbod

• Wij bieden een deeltijds en projectmatige tewerkstelling aan op freelance basis of via interim (loon conform PC 304).
• Je kan in de winterperiode projectmatig ingeschakeld worden in functie van overleg- en evaluatiemomenten.
• In de aanloop naar het festival (april - mei & september) ben je 2 à 3 dagen per week beschikbaar.
• In de festivalzomer (juni – juli – augustus) ben je voltijds beschikbaar.
• Ons hoofdkantoor is in Leopoldsburg en we organiseren events in heel Limburg.
• De combinatie met thuiswerk is mogelijk.

wijze van solliciteren

Mail je CV en motivatiebrief door naar Marjan Reynders: marjan@pukkelpop.be
Deadline: 31/03/24 - de vacature wordt zo snel mogelijk ingevuld.

Wij selecteren op basis van ervaring, kwaliteiten en vaardigheden en maken geen onderscheid tussen kandidaten op basis van leeftijd, gender, etniciteit of beperking.