over de organisatie
Gent Festival van Vlaanderen – een internationaal muziekfestival dat elk jaar in september de stad onderdompelt in een bruisend muziekfeest. Gent Festival van Vlaanderen is hét festival voor klassieke muziek, maar verrast met een levendige mix van jazz, dans, theater en wereldmuziek. De prachtige Gentse binnenstad vormt het decor voor onvergetelijke evenementen zoals OdeGand, Whispering Leaves en de Nacht van de Verbeelding.
STROOM - Festival in de Scheldevallei - Aan het begin van de zomer brengt STROOM de Scheldevallei tot leven met inspirerende dialogen, betoverende concerten en spraakmakende voorstellingen. Duik mee onder in een wereld van cultuur, natuur en creativiteit op de mooiste locaties langs de Schelde, van Gent tot Antwerpen.
over de functie
Als Office Assistant ben je een onmisbare schakel in het team. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen efficiënt verlopen en ondersteunt waar nodig, met oog voor detail en een proactieve houding.
• Ondersteuning van het productieteam
- Je staat in voor de opmaak en administratieve opvolging van de contracten met artiesten en ander samenwerkingspartners
- Je zorgt ervoor dat de contracten correct worden opgesteld, ondertekend en gearchiveerd.
- Je werkt hiervoor nauw samen met de programmatie coördinator
• Algemene administratie:
- Je verzorgt het onthaal op ons hoofkantoor en behandelt de inkomende telefoons op een professionele manier.
- Je staat in voor het bestellen van het nodige kantoormateriaal.
- Je regelt praktische zaken i.v.m. reizen en verblijven van onze directieleden.
- Je zorgt voor de logistieke ondersteuning voor vergaderingen.
- Je ondersteunt bij administratieve taken die tussen de verschillende afdelingen lopen, zoals opmaak van planningen, vergunningsaanvragen, draaiboeken, …
- Algemene operationele ondersteuning (verdelen van promomateriaal, voorbereiden van uitnodigingen, klaarzetten van materiaal, …)
profiel kandidaat
• Je hebt een passie voor administratie en hebt oog voor detail en afwerking
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling en schriftelijk
• Een eerste ervaring in een gelijkaardige functie is een troef, net als affiniteit met de culturele sector.
• Je bent flexibel en bereid tot langere werkdagen en weekendwerk in aanloop naar en tijdens de festivalperiodes.
• Je woont bij voorkeur dichtbij Gent, zodat je ook ’s avonds laat vlot thuis geraakt na de concerten.
aanbod
• Een BIS-stage voor een deeltijdse tewerkstelling op 3/5 of 4/5 basis.
• Een unieke kans om de werking van een festivalorganisatie te leren kennen.
• Leer van een team van ervaren professionals die jou begeleiden en jou geleidelijk aan meer verantwoordelijkheden geven.
• Afwisselende en hands-on takenpakket.
• Beschikbaarheid Het is belangrijk dat je de volledige festivalperiodes, inclusief weekenddagen, beschikbaar bent:
STROOM: 18 juni - 6 juli 2025
Gent Festival: 13 september - 2 oktober 2025
• Vergoeding: 1075€ netto per maand (voltijdse basis) via een BIS -stageovereenkomst – combineerbaar met een werkloosheidsuitkering indien van toepassing.
Een BIS-stage is de perfecte kans om ervaring op te doen in een sector die je nog niet kent of waar je graag ervaring wilt opdoen.
Sta je aan het begin van je carrière of ben je klaar voor iets nieuws? Na deze bezoldigde stage, ben je helemaal klaar om met een mooie werkervaring op jouw cv in de culturele en/of evenementensector aan de slag te gaan.
wijze van solliciteren
Stuur je cv en motivatiebrief naar Frea Rimbaut via vacature@festival.be met vermelding:
‘Vacature Office Assistant, voor 20 mei 2025.
Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht leeftijd, geslacht, geaardheid, geloof, afkomst of beperking.
Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een melding te doen. Allereerst kun je terecht bij Unia. Bij discriminatie op basis van geslacht kun je ook contact opnemen met het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.
Afhankelijk van de locatie van de werkgever zijn er nog andere opties: je kunt een klacht indienen bij het Meldpunt discriminatie op het werk of het Vlaams Mensenrechteninstituut (voor het Vlaams Gewest), of bij Actiris of de Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).