over de organisatie
Zomer van Antwerpen is een veelzijdig cultureel zomerfestival dat de stad transformeert tot een bruisend podium voor kunst en creativiteit. We organiseren een multidisciplinair cultureel zomerprogramma dat de diversiteit van Antwerpen weerspiegelt, met een breed scala aan kunstvormen zoals muziek, circus, theater, dans, en unieke evenementen. Onze locatiewerking staat centraal, waarbij we verrassende en onconventionele plekken in de hele stad benutten als decor voor onze voorstellingen.De Zomerfabriek fungeert als onze creatieve hub, waar we faciliteiten bieden voor artiesten om buiten de conventionele theaterruimte te werken, ontmoetingen te stimuleren, en de infrastructurele behoeften van het festival te ondersteunen.
over de functie
Voor de invulling van onthaaltaken en voor het organiseren en plannen van de vrijwilligerswerking zijn we op zoek naar een communicatief en administratief sterke medewerker. Deze functie is een combinatie van administratief onthaalmedewerker (50%) en vrijwilligersplanner (50%). Als onthaalmedewerker ben je een spin in het web van het festivalkantoor en de Nieuw Zurenborg site. Zomer van Antwerpen zou niet zijn wat het is zonder haar fantastische vrijwilligers, die vele taken binnen het festival op zich nemen. Als vrijwilligersplanner sla je de brug tussen de vrijwilligerswerking en de rest van de organisatie. Jij wordt de aandrijver van een gastvrije vrijwilligerswerking van Zomer van Antwerpen. Hiervoor werk je nauw samen met de andere teams en een enthousiaste ploeg van vrijwilligers. Samen werken we aan een festival voor iedereen!
WAT WIJ VERWACHTEN:
Onthaalmedewerker (50%):
● Je zorgt voor het vriendelijk onthaal van onze bezoekers, medewerkers, vrijwilligers en leveranciers. Je maakt hen wegwijs op de site.
● Je beheert de uitleen van sleutels, fietsen, parkeerkaarten en verzorgt de administratie hiervan
● Je bent het eerste contact aan de telefoon en volgt de Zomer-mailbox op, evenals de fysieke postbus
● Je inventariseert benodigdheden van kantoor, keuken- en onderhoudsmateriaal
● Je steekt ook zelf de handen uit de mouwen met praktische taken op het terrein
● Je beheert de aanvragen van tijdelijke verhuur van ruimtes op de site en volgt deze op (contracten, afspraken, nota’s en voorbereiding voor de facturatie).
Vrijwilligersplanner (50%)
● Je beheert de vrijwilligerswerking en je hebt daarbij aandacht voor betrokkenheid en verbinding.
● Je denkt inhoudelijk na over de invulling van de verschillende vrijwilligersfuncties en stemt de verschillende rollen praktisch af met de locatieverantwoordelijken en de vrijwilligers
● Je behoudt overzicht over de vrijwilligersplanning met bijbehorende rollen en shiften in samenwerking met productie en de locatieverantwoordelijken
● Je houdt de vinger aan de pols bij de uitvoering en draait de planning bij wanneer nodig
● Je verzorgt de intake en evaluatie van (nieuwe) vrijwilligers
● Je bent hét aanspreekpunt en verantwoordelijk voor communicatie naar alle vrijwilligers (door o.a. een maandelijkse nieuwsbrief). Je bent dan ook de verbindende factor tussen vrijwilligers en de rest van het team
● Je verzorgt de administratieve taken rond de vrijwilligerswerking, waaronder de vrijwilligersovereenkomsten
● Je ondersteunt en faciliteert de voorbereiding en organisatie van de activiteiten voor vrijwilligers zoals het vrijwilligersfeest, infomomenten en groepsmomenten
● Je denkt mee na over een duurzaam onthaal- en vrijwilligersbeleid
profiel kandidaat
● Je hebt gemotiveerd om aan de slag te gaan bij een dynamische festivalorganisatie
● Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring
● Je bent een vlotte communicator
● Je bent een people’s person: je bezit een grote portie mensenkennis en vindt het leuk om met uiteenlopende mensen samen te werken
● Je bent geduldig, vriendelijk en behulpzaam
● Je werkt planmatig, nauwkeurig, behoudt in drukke tijden het overzicht en denkt in oplossingen
● Je werkt in een team, maar je kan ook zelfstandig werken
● Je kan goed overweg met verschillende digitale toepassingen (Word, Excel en een planningstool voor de vrijwilligerswerking, ….)
● Je bent flexibel om je aan te passen naar de noden van het moment
● Je hebt goede taalkennis van het Nederlands, Frans en Engels
● De activiteiten van Zomer van Antwerpen vinden plaats tijdens de zomerperiode. Je bent je bewust dat occasioneel avond- en weekendwerk
aanbod
● Een voltijds (100% = 38 uur per week) contract van bepaalde duur. Periode: van 1 mei t/m 30 september 2025, met mogelijkheid tot verderzetting naar onbepaalde duur.
● Verloning volgens CAO podiumkunsten (B) - anciënniteit bepaald op basis van relevante ervaring
● Extralegale voordelen: maaltijdcheques een fietsvergoeding
● Een aantrekkelijke, jonge, internationale werkomgeving vol afwisseling;
● Met regelmaat een gezellige BBQ, een feestje of het bijwonen van een voorstelling
wijze van solliciteren
Zin in de Zomer?
Stuur een mail met uw motivatie en CV naar Koen Bollen, zakelijk leider, administrator@zva.be uiterlijk 20 april 2025.
Meer info op: 03 224 85 20 | www.zva.be | www.zomerfabriek.be
Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een melding te doen. Allereerst kun je terecht bij Unia. Bij discriminatie op basis van geslacht kun je ook contact opnemen met het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.
Afhankelijk van de locatie van de werkgever zijn er nog andere opties: je kunt een klacht indienen bij het Meldpunt discriminatie op het werk of het Vlaams Mensenrechteninstituut (voor het Vlaams Gewest), of bij Actiris of de Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).