senior office manager

over de organisatie

SPIN is een kunstorganisatie die een kader op maat biedt voor de artistieke trajecten van kunstenaars Anna Rispoli, Diederik Peeters, Hans Bryssinck, Kate McIntosh en Marnie Slater. De organisatie is in Brussel gevestigd en is werkzaam in verschillende Europese en niet-Europese landen, met personeel actief tot in Berlijn en Mexico City.
Binnen SPIN staan zelforganisatie, collectieve autonomie, openheid en samenwerking centraal. SPIN wordt gestuurd vanuit de artistieke praktijk en vanuit een nauw overleg met de kunstenaars. Historisch verankerd in de podiumkunsten, komen in Spin vandaag de dag verschillende disciplines samen, waaronder performance, beeldende kunsten, artistiek activisme, film en multidisciplinaire projecten.

over de functie

De Office Manager is verantwoordelijk voor:

• Administratie – we zoeken iemand die:

- Kennis en ervaring heeft in boekhouding (BTW & analytische boekhouding).
- Kennis en ervaring heeft in loonadministratie.
- Kennis heeft van vzw-administratie en de specifieke noden van een artistieke administratie (auteursrechten, BV buitenlandse kunstenaars, …).

• Financiën – we zoeken iemand die:

- Ervaring heeft in het maken, opvolgen en balanceren van meerjarenbudgetten.
- Ervaring heeft met de financiële en narratieve aspecten van subsidieaanvragen op een Belgisch niveau (Kunstendecreet, VAF, …). Ervaringen of interesse in subsidieaanvragen op Europees niveau zijn een pluspunt.

• Office Management – we zoeken iemand die:

- Samen met een andere parttime collega het aanspreekpunt is voor alle medewerkers en de kunstenaars en goed communiceert met de verschillende medewerkers en partners.
- Workflow problemen kan oppikken en oplossingen kan ontwikkelen samen met een collega en de codirectie.
- Budgetproblemen en -mogelijkheden kan signaleren en oplossen, samen met een collega en de codirectie.
- Digitale tools ontwikkelt en op orde houdt voor een vlotte samenwerking en doorstroom van kennis naar de verschillende (tijdelijke) medewerkers.
- Het overzicht bewaart van de planning en zorgt voor de archivering van materiaal en kennis.

profiel kandidaat

Voor de functie ‘Senior Office Manager’ zoeken wij iemand:

• die uitgedaagd wordt door wat SPIN doet en waar SPIN voor staat.
• met interesse in het artistieke werk dat SPIN ondersteunt.
• met een passie, ervaring en toewijding naar het culturele veld
• die graag en goed zelfstandig kan werken en prioriteiten kan stellen
• die nauwgezet is en niet gek wordt van plotse deadlines.
• die flexibel is en goed gedijt bij lichte chaos.
• met goede communicatievaardigheden.
• die interesse heeft in de ontwikkeling van tools.
• die meertalig is (vlot in NL en ENG - FR, ES, DE zijn een pluspunt).
• die plezier vindt in het organiseren van tools en administratie.
• die meer dan één bordje tegelijkertijd in de lucht kan houden.

aanbod

Voor de functies van administratie en officemanagement biedt SPIN een samenwerkingsverband met één andere deeltijdse medewerker, een netwerk van verbonden artistieke medebestuurders en de ondersteuning van extra financiële en administratieve specialisten, indien nodig. Samen met je collega ben je het administratieve zenuwcentrum dat met iedereen communiceert en het overzicht bewaart.

• Contract: 40% van onbepaalde duur, planning zelf te bepalen, flexibel maar in functie van het artistieke werk. Samen letten we erop dat 40% = 40%.
• Loon: 0,4 FTE, op basis van barema podiumkunsten volgens CAO PC 304 – B (afhankelijk van anciënniteit voltijds bruto maandloon tussen B9: 3,321.21 EUR en B13: 3,542.56 EUR)
• Werkuren: Flexibele werkuren, combinatie mogelijk tussen een gedeeld kantoor en thuiswerk.
• Extra: Werklaptop, thuiswerkfaciliteiten
• Uitvalsbasis: Brussel

wijze van solliciteren

Stuur je CV samen met je motivatiebrief in het Engels naar info@spinspin.be (enkel digitaal).
- Graag je brief voor 28 maart 2024 (19:00)
- De eerste gesprekken vinden plaats op 9 april 2024 (15:00 – 18:00) en de tweede gesprekken op 12 april 2024 (15:00 – 18:00)
- Beslissing op 15 april 2024
- Aanvang van de job: 15 mei 2024
- Type contract: onbepaalde duur, 0,4 VTE volgens CAO PC 304 B9-B13
Het selectiepanel bestaat uit codirectieleden Kate McIntosh, Marnie Slater, Anna Rispoli, Hans Bryssinck, Elie Agniel en een lid van de raad van bestuur van SPIN VZW.