verantwoordelijke onthaal en vrijwilligers

over de organisatie

Brugge Plus organiseert groot- en kleinschalige culturele evenementen en projecten in opdracht van Stad Brugge. De activiteiten zijn mono- of multidisciplinair (podiumkunsten, film,
beeldende kunsten,… ) en spelen zich af in de openbare ruimte. We werken hiervoor samen met de bevoegde stadsdiensten en diverse partners uit de culturele-, sociale- en kunstsector.

Triënnale Brugge brengt hedendaagse kunst en architectuur naar de unieke Unesco-werelderfgoedomgeving van Stad Brugge. Driejaarlijks nodigt een artistiek team (inter)nationale kunstenaars en architecten uit om nieuwe, site-specifieke installaties voor de stad te ontwikkelen en te tonen. Vijf maanden lang nemen ze de historische binnenstad in met hun hedendaagse creaties.

over de functie

Je bent verantwoordelijk voor zowel de vrijwilligers als het onthaal van Triënnale Brugge 2024. In de aanloop naar Triënnale Brugge 2024 sta je waar nodig de collega’s van het team bij.

Jouw taken in verband met vrijwilligers:
• Je staat in voor de rekrutering en de opleiding van de vrijwilligers, volgens de krijtlijnen uitgezet door het team. 
• Je staat in voor een blijvende informatiedoorstroom naar de vrijwilligers toe. Hiervoor werk je nauw samen met de verantwoordelijke publiekswerking en verantwoordelijke productie.  
• Je staat in voor de planning (in het planningssysteem Beeple), briefing en de opvolging van de vrijwilligers. 
• Je staat in voor het onthaal van de vrijwilligers (inclusief nieuwe vrijwilligers), de organisatie en de opvolging van de vrijwilligers ‘on the field’ (vrijwilligers bezoeken op locatie, opvolgen, koffie/soep/flyers ronddelen).  
• Je staat de vrijwilligers bij, bij problemen, en signaleert tijdig technische problemen aan de productieverantwoordelijke.  
• Je staat in voor de administratieve afhandeling en de evaluatie van de vrijwilligers.
• Je staat in voor het waarderingsbeleid en de bedanking van de vrijwilligers. Hiervoor werk je nauw samen met collega’s uit het Triënnale Brugge team. 
• Je volgt het werkingsbudget van de vrijwilligers op. 

Jouw taken in verband met onthaal:

• Je bent verantwoordelijk voor en zet de krijtlijnen uit voor een klantvriendelijk onthaal van Triënnale Brugge. Je werkt hiervoor nauw samen met de verantwoordelijke publiekswerking en de verantwoordelijke In&Uit.
• Je staat in voor de informatiedoorstroming van het team naar de onthaalmedewerkers van Triënnale Brugge, de onthaalmedewerkers van In&Uit, en de Toeristische informatiepunten. 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers van Triënnale Brugge 2024. Je verstrekt kwalitatieve en actuele informatie aan de bezoekers (zowel wat betreft praktische als inhoudelijke zaken).
• Je beantwoordt de vragen van de bezoekers, geeft advies en denkt oplossingsgericht bij mogelijke problemen. 
• Je behandelt klachten volgens de uitgezette procedures. 
• Je beheert in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke In&Uit de onthaalruimte van Triënnale Brugge, inclusief de stockageruimte. 
• Je volgt de info@triennalebrugge mailbox op. 
• Je beantwoordt telefonische vragen van bezoekers, in samenwerking met de andere onthaalmedewerkers. 
• Je staat samen met de onthaalmedewerkers van In&Uit in voor de mogelijke verkoop van artikelen van Triënnale Brugge 2024.


Tijdens de looptijd van Triënnale Brugge 2024 word je bijgestaan door een collega onthaal- en vrijwilligersmedewerker. Je werkt nauw samen met deze collega om bovenstaande taken 7/7 en tijdens de openingsuren van Triënnale Brugge te vervullen. Je stuurt waar nodig deze collega aan. Je werkt vloeiend samen met het onthaalpersoneel van In&Uit. Je staat in nauw contact met en legt verantwoording af aan de coördinator publiekswerking.  
 

profiel kandidaat

• Je hebt belangstelling voor hedendaagse kunst en architectuur, en een grote portie enthousiasme om te werken voor een hedendaagse kunstmanifestatie met internationale uitstraling.
• Je bent organisatorisch sterk, stelt je eigen planning op en werkt die resultaatgericht en nauwgezet af. 
• Je werkt zowel zelfstandig als in team en stuurt vrijwilligers en een collega onthaal- en vrijwilligersmedewerker aan. 
• Je bent een people-person, bent spontaan en communiceert vlot, zowel schriftelijk als mondeling.  
• Je bent hands-on, denkt oplossingsgericht en durft knopen door te hakken in (dringende) situaties (op terrein). 
• Je spreekt uitstekend Nederlands en heb een goede kennis van het Frans en het Engels. Andere talenkennis is een pluspunt. 
• Je bent stressbestendig en flexibel. Je weet de kalmte te bewaren in drukke momenten. Je blijft te allen tijde vriendelijk. 
• Kennis over de stad Brugge is een pluspunt, of je bent bereid de stad goed te leren kennen. 
• Je werkt vlot met digitale toepassingen en bent bereid om indien nodig met nieuwe toepassingen te leren werken. 
• Je bent bereid om in het weekend te werken

aanbod

• Een voltijdse functie van bepaalde duur (november 2023 – september 2024).
• Een functie in een warm, hecht en dynamisch team met een groot engagement. Je werkt op diverse locaties, zowel in het onthaalpunt van Triënnale Brugge 2024 als in het werkveld.  
• De verloning gebeurt conform de cao sociaal-cultureel werk: CAO 329.01 (barema A1, volgens anciënniteit).

wijze van solliciteren

Stuur voor 13 september je motivatiebrief en CV naar hr@bruggeplus.be. Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 21 september 2023 (datum onder voorbehoud).