over de organisatie
De International Opera Academy (IOA) is een inspirerende instelling die jonge, talentvolle zangers en pianisten opleidt in de wereld van de opera. We geloven in de verbindende kracht van muziek en kunst, en we streven ernaar om een platform te bieden waar creativiteit en professionaliteit samenkomen.
over de functie
Als Verantwoordelijke Planning / HR speel je een sleutelrol in onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.
Planning en organisatie
- Je stelt een centrale planning op voor projecten, repetities, lessen, audities, bestuursorganen en andere activiteiten. Je werkt op basis van het curriculum (aanzet door IOA-Directeur Michiel Delanghe) en binnen het werkingsbudget. Je beheert en updatet deze planning.
- Je werkt de weekplanning uit (waar nodig gedetailleerde dagplanning) en beheert afwezigheidsaanvragen.
- Je volgt de logistieke taken op die uit de planning voortvloeien, zoals het boeken van reizen, hotels en vervoer.
- Je notuleert voor het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.
- Je stuurt het team aan op basis van de centrale planning en je coördineert de operationele uitvoering. Je bent hierin de rechterhand van IOA-Directeur Michiel Delanghe.
HR-beleid
- Je verzorgt de payroll en volgt de personeelsadministratie nauwgezet op (controle loonadministratie, verlofregeling en algemene opvolging personeelswerking).
- Je coördineert sollicitatieprocedures voor staf en docenten.
Gebouwenbeheer
- Op basis van de planning beheer en coördineer je het gebruik van relevante faciliteiten en gebouwen, zodat onze infrastructuur optimaal aansluit op de noden van onze projecten. Je volgt mogelijke terbeschikkingstellingen van het gebouw op.
- Je bent intern veiligheidsadviseur (mogelijk door extra opleiding).
- Bij infrastructurele problemen ben jij het eerste aanspreekpunt. Je staat in nauw contact met de betrokken partners (Stad Gent, Bijlokesite vzw, erfgoeddiensten).
- Je stuurt de IOA-technieker aan en volgt deze op.
- Je coördineert ICT, internet en telefonie.
profiel kandidaat
Wij zoeken iemand die:
- Ervaring heeft met plannings- en HR-processen, bij voorkeur in de culturele of creatieve sector.
- Nauwkeurig werkt en sterk is in het beheren van complexe schema's en deadlines.
- Een echte teamspeler is, maar ook goed zelfstandig kan werken.
- Communicatief vaardig is en een proactieve houding heeft.
- Affiniteit met subsidies en financiële rapportages is een pluspunt.
aanbod
- Een uitdagende en gevarieerde functie binnen een inspirerende en dynamische organisatie.
- De kans om mee te bouwen aan de toekomst van onze projecten en ons team.
- Een voltijds contract (100%) met een competitief salaris en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden onder PC 329.01.
wijze van solliciteren
Dien je motivatiebrief en CV (in 1 document) vóór 7 februari 2025 in via: https://airtable.com/appCGgoItSnEY5qVz/shr60HRWI8ugk7ur9
Heb je vragen over deze vacature? Neem dan contact op via Joke Lambelin (jokelambelin@ioacademy.be).
Samen zorgen we ervoor dat alles op rolletjes loopt!
Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een melding te doen. Allereerst kun je terecht bij Unia. Bij discriminatie op basis van geslacht kun je ook contact opnemen met het Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen.
Afhankelijk van de locatie van de werkgever zijn er nog andere opties: je kunt een klacht indienen bij het Meldpunt discriminatie op het werk of het Vlaams Mensenrechteninstituut (voor het Vlaams Gewest), of bij Actiris of de Gewestelijke Werkgelegenheidsinspectie (voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest).