projectmanager 600 jaar KU Leuven

over de organisatie

In 2025 viert de KU Leuven haar 600-jarig bestaan. Dit is een unieke gebeurtenis en KU Leuven zal in het feestjaar een groot aantal initiatieven (Kunst- en poëzieroute, ontsluiten van erfgoed, feestelijk openingsweekend, openstellen erfgoed, publicaties en lezingen, ) ontplooien om de nodige luister te geven aan het feestjaar.

Ter ondersteuning bij de voorbereidingen van en tijdens het zesde eeuwfeest zijn we op zoek naar een enthousiaste projectmanager, die mee zijn/haar schouders onder het project wil zetten.

over de functie

Als project manager speel je een cruciale rol bij de voorbereidingen van het feestjaar. Je neemt voor een aantal onderdelen het project management op je en je ondersteunt de zakelijk coördinator in de bewaking van het hele overzicht, de voorbereidingen en de praktische uitrol van de verschillende initiatieven. Je maakt deel uit van de Stafdienst van de dienst Publiekswerking, Congressen en Evenementen van de diensten Rectoraat. Je rapporteert aan de zakelijk coördinator 600 jaar KU Leuven.

• Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor de projectcoördinatie van meerdere projecten in het kader van het feestjaar, en dit vanaf de ontwerpfase tot en met de realisatie ervan. Je bewaart daarbij steeds een helder overzicht.
• Je coördineert complexe projecten, waarbij verschillende diensten van de universiteit betrokken zijn, en ondersteunt on site bij evenementen.
• Je verwezenlijkt je projecten binnen de gestelde deadlines en het voorziene budget.
• Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van de planning, en stelt voor ieder project een realistische retroplanning op.
• Je coördineert, in samenwerking met de stafmedewerker Publiekswerking Erfgoed, de realisatie van de informatiedragers (o.m. infopanelen bij erfgoedgebouwen) en stemt daartoe af met copywriters, specialisten onroerend erfgoed (Divisie Monumenten, Monumentenzorg …)
• Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe medewerkers, je bent in staat de vragen op een correcte wijze te beantwoorden of door te verwijzen waar nodig.
• Je bent een brugfiguur met de verschillende diensten, die vanuit hun expertise meewerken aan 600 jaar KU Leuven (Dienst Marketing en + Communicatie, Dienst Cultuur, Dienst Pers- en Beleidscommunicatie, Dienst Fondsenwerving en Alumnirelaties)
• Je coördineert aanbestedingsdossiers en vergunningsaanvragen, en werkt hiervoor nauw samen met de Aankoopdienst en Technische Diensten van de KU Leuven. Daarbij horen taken als het opvragen van offertes, het regelen van de nodige vergunningen, research verrichten naar mogelijke partners, etc.

profiel kandidaat

• Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring, en je hebt bij voorkeur 4-6 jaar relevante werkervaring in een gelijkaardige functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het coördineren van projecten met een groot aantal interne en externe stakeholders.
• Je hebt organisatietalent, bent proactief ingesteld en werkt verbindend.
• Je weet het overzicht te bewaren over en van alle projecten, en je hebt tegelijk oog voor detail.
• Je kan je eigen werk plannen en prioriteiten stellen, en je hebt een probleemoplossend denkvermogen.
• Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
• Je hebt een groot verantwoordelijksgevoel, en het doorzettingsvermogen om dingen tot een goed eind te brengen, dit is je kerneigenschap.
• Je bent stressbestendig, proactief en respecteert deadlines. Je kunt goed om met onvoorziene omstandigheden en weet daarbij snel te schakelen.
• Je werkt zelfstandig en bent tegelijk een teamplayer.
• Je weet op een diplomatische manier processen te sturen.
• Je communiceert daarbij vlot en diplomatisch, en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.
• Je kan je qua beschikbaarheid flexibel aanpassen aan de noden van het project, met inbegrip van occasionele avondactiviteiten e.d.
• Je bent vertrouwd met de courante Office-toepassingen.
• Je bent in bezit van een Rijbewijs B.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.

aanbod

Een voltijdse tewerkstelling van bepaalde duur voor 1 jaar met reële kans op verlenging.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 6. Graad 8 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

wijze van solliciteren

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Sollicitatieprocedure
Arbeidsvoorwaarden
Loopbaanmogelijkheden

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be