venue coördinator

over de organisatie

Bootstraat is een levendige locatie voor uiteenlopende activiteiten – van optredens en nightlife tot exposities en werkruimtes voor kunstenaars en makers. Met een focus op lokale en nationale culturele groei draagt Bootstraat bij aan de creatieve ontwikkeling van Hasselt en de brede regio Limburg.

over de functie

Bootstraat 9 VZW zoekt een Venue Coördinator om onze creatieve haven in Hasselt te ondersteunen. Bootstraat is een levendige locatie voor uiteenlopende activiteiten – van optredens en nightlife tot exposities en werkruimtes voor kunstenaars en makers. Met een focus op lokale en nationale culturele groei draagt Bootstraat bij aan de creatieve ontwikkeling van Hasselt en de brede regio Limburg.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor zowel het zakelijke als het operationele beheer van Bootstraat. Door overzichtelijke processen te creëren en te beheren, zorg je dat Bootstraat goed functioneert als cultureel knooppunt. Je houdt het ruimtegebruik en de planning efficiënt en bouwt relaties op met partners, leveranciers en het interne team.
Als Venue Coördinator ben jij verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de financiën, de verhuur van de ruimtes, de horeca en logistiek. Jij bent verantwoordelijk voor het bewaken van de financiële balans: je beheert het budget, stelt rapportages op en zorgt voor een heldere administratie. Jij zorgt voor een veilige en gastvrije omgeving voor artiesten en bezoekers. Je werkt nauw samen met partners en collega’s om alles soepel te laten verlopen. Met slimme contractafspraken en een efficiënte workflow draag je bij aan de scherpte en toegankelijkheid van Bootstraat. Rapporteren doe je aan de bestuurders van Bootstraat 9 VZW.

Kerntaken en Verantwoordelijkheden

Zakelijke en Administratieve Verantwoordelijkheden:

• Financiën zijn bij jou in veilige handen: je bewaakt het budget, volgt facturatie op en rapporteert regelmatig.
• Je voert kosten-batenanalyses uit en je maakt prognoses, zodat middelen effectief ingezet worden.
• Je zorgt voor een transparante administratie en heldere financiële overzichten.

Strategisch Evenementenbeheer:

• Je bent het aanspreekpunt voor organisatoren en partners en vertaalt hun ideeën naar succesvolle evenementen. Van de eerste planning tot de uitvoer zorg jij voor een naadloze ervaring.
• Je coördineert de verhuur en begeleidt personeel en freelancers om elk event tot een succes te maken.

Horeca en Leveranciersmanagement:

• Jij hebt een scherp oog voor kosten en efficiëntie in de horeca.
• Van inkoop tot voorraadbeheer, je houdt alles perfect op orde.
• Daarnaast speel je een actieve rol in duurzame initiatieven door bijvoorbeeld herbruikbare materialen in te zetten en milieuvriendelijke keuzes te maken.

Facilitair Beheer en Veiligheid:
Een veilige, goed onderhouden locatie is een van je prioriteiten. Jij stelt een huishoudelijk reglement op en zorgt dat iedereen zich hieraan houdt.

profiel kandidaat

We zoeken iemand die ons team direct kan versterken en zelfstandig verantwoordelijkheid kan nemen. Je hebt dus bewezen affiniteit met de verantwoordelijkheden van deze rol en brengt zo’n vijf jaar aan zakelijke en strategische ervaring in de evenementensector mee.

• Strategisch en financieel inzicht: Je herkent commerciële kansen in de cultuur- en evenementensector en vertaalt ze naar rendabele en praktische plannen die Bootstraat versterken als culturele hotspot.
• Operationeel sterk: Met je ervaring in evenementenbeheer ken je de dynamiek van de concertwereld en nachtcultuur waardoor je weet hoe je deze doelgroep kunt aantrekken en behouden.
• Leiderschap: Je hebt ervaring met teammanagement en stimuleert samenwerking, waardoor je een betrokken team creëert dat samen naar resultaten toewerkt.
• Resultaatgericht: Je bent gestructureerd en behoudt altijd het overzicht, waardoor je beslissingen kunt nemen die daadwerkelijk een verschil maken.
• Communicatief: Je bent vloeiend in Nederlands en Engels (kennis van Frans is een pluspunt).
• Flexibel en stressbestendig: Met jouw bereidheid om ook in de avond en weekenden te werken, ben je in staat om aanwezig te zijn tijdens piekmomenten en evenementen.

aanbod

Een voltijds contract van 38 uur per week voor een periode van 6 maanden, met de intentie om dit om te zetten naar een contract van onbepaalde duur. We zoeken een collega die zich voor de lange termijn wil engageren.
Flexibele uren met veel ruimte voor eigen initiatief en ondernemerschap.
Een centrale rol in de culturele infrastructuur van Hasselt.
Verloning volgens barema PC329.01 B1a in de cultuursector, met volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei.

wijze van solliciteren

Solliciteren kan tot en met zondag 17 november. We zijn benieuwd naar waarom jij dé ideale kandidaat bent en ontvangen graag je cv.
Je mag je cv sturen naar solliciteren@bootstraat.be

Vragen over het selectieproces - mailen tav Liva Kuipers op liva@bootstraat.be
Vragen over de inhoud: Ruben Vanschoonbeek - De Serre (ruben@bootstraat.be) of Lennart Janssen - AFF (lennart@bootstraat.be)

Op maandag 18 november hoor je of je wordt uitgenodigd voor een verkennend gesprek, dat zal plaatsvinden op woensdagnamiddag 20 november.

We kijken ernaar uit om jouw sollicitatie te ontvangen!